根据对办公室职能的定位和目前办公室管理中存在的主要问题的分析，提高办公室的工作效率，应该从以下方面入手：

（一）变被动为主动，提高服务意识

首先，办公室人员要增强自己的服务意识，要清楚地认识到自己工作的价值是通过服务体现出来的，要变被动的服务为主动服务，主动承担起自己的参谋助手职能，认真调查、收集、筛选、分析对企业发展有价值的信息，供领导研究，为领导献计献策。同时，也要主动地为全体职工服务，使服务工作既及时周到又不出差错。

（二）建立制度，形成良性运作机制

办公室工作要适应改革的需要，一是必须加强制度化建设，使员工有章可循，有章可依。二是制定完备的工作程序，照章办事。面对如此繁琐的日常工作，如果没有一个合理的工作程序，很容易导致事倍功半、效率低下，所以必须对办公室的工作程序有一个明确的规范，才能做到有条不紊，忙而不乱。三是鼓励先进，惩罚落后，调动职工工作积极性。能否调动员工的积极性，是提高整个企业办事效率的前提，因此领导要善于激励，赏罚分明，并将它上升到规章制度，在工作中通过某种外部的激励，激发被管理者的工作积极性。

（三）努力提高管理人员的综合素质

员工的素质直接决定工作效率与质量，作为办公室工作的执行者，他们必须具备以下方面的素质：良好的政治修养，良好的沟通能力和协调能力，良好的文件管理能力，较强的文字功底，能够熟练操作计算机，扎实的专业知识等，部分办公室管理人员缺乏相应的技能，所以对这些人员进行专业技能培训就显得格外重要，通过培训补上高等教育理论、行政管理或计算机专业知识，提高工作人员的整体素质。另外，尽快推广管理职员制度，根据管理干部的资历和实际工作能力，合理确定管理人员的级别，对不同级别、不同岗位的工作人员，提出不同的岗位要求和工作内容，进行规范管理。

（四）“软硬兼施”，运用现代化办公设备

办公现代化是高等教育改革与发展的需要，它直接推进了办公室工作的科学化，也提高了办公室的工作效率，可为学校节省大量人为和物力。先进和办公条件可以加快信息的传递速度，降低传递成本。总之，办公室人员要自觉树立现代管理意识，通过自身的学习，努力适应现代化的办公手段，推进无纸化办公，最大限度地提高工作效率

（五）“采取外包集中采购方式节约成本，省出时间”

很多事情不必自己干，或许委托给其他公司去做更合算，如办公用品可以给品尚办公去集中采购，只要在网站上下订单，就会送货上门，非常便捷，省了时间和人力成本。